Wir erstellen einen Terminplan / Ablaufplan entsprechend der Ausschreibungsart, beraten
Sie zum gesamten Verfahrensablauf, zur Verfahrenswahl sowie zur Losaufteilung. Alle benötigten
Anschreiben werden erstellt, unabhängig davon, ob ein europaweites oder nationales Verfahren
durchgeführt werden muss.
In den Objekten werden Begehungen durchgeführt und anhand der Vor-Ort-Erkenntnisse in Verbindung
mit intern ermittelten Zeitparametern werden Leistungswertobergrenzen für spezielle Raumgruppen
ermittelt (Machbarkeitsanalyse). In Absprache mit den Objektverantwortlichen vor Ort und zum Übergang
der Verkehrssicherungspflicht auf den Auftragnehmer legen wir für jedes Objekt genaue Zeitfenster
zur Leistungserbringung fest.
Bei der Ver- und Bearbeitung der von Ihnen bereitgestellten Daten (Flächenverzeichnisse) beziehen wir
alle Mitarbeiter ein. Dies garantiert, dass nach der Übergabe der Ausschreibungsunterlagen für jedes Objekt
aktuelle Raumbücher auch zur sonstigen Nutzung zur Verfügung stehen (Facility-Management-Lite).
Bezogen auf die Objektbesonderheiten schlagen wir Ihnen für auf alle Raumgruppen die Reinigungszyklen
bzw. Jahresreinigungstage vor, die im jeweiligen Objekt als optimal anzusehen sind.
Es werden Leistungsverzeichnisse erarbeitet, in denen die zu erbringenden Tätigkeiten je Raumgruppe
genau benannt sind und die im späteren Vertragsverhältnis immer genau abgefordert werden können.
Zur optimalen Kalkulation für die Bieter und zur Vermeidung von Rechen- und Rundungsfehlern erhalten alle
Bieter mit den Ausschreibungsunterlagen gesperrte Dateien (Preisblätter und ggf. Summenblätter etc.).
Die Bieter downloaden die Unterlagen von einem Vergabeportal, bearbeiten die Dateien ohne großen
zeitlichen Aufwand und stellen diese dann auf dem Vergabeportal als Angebot wieder ein.
Alle Unterlagen stehen zusätzlich als PDF-Dateien und/oder ZIP-Dateien zur Verfügung.
auf Wunsch übernehmen wir die Einstellung in das Vergabeportal "aumass" sowie die Projektbetreuung
als Administrator.
Die zum Verfahren benötigten Unterlagen werden im Rahmen einer Mitarbeiterschulung übergeben und
erläutert. Alle Daten erhalten Sie zur Nachnutzung auf einem Datenträger als Dateien in Excel und Word.
Eine Vorkalkulation zur Höhe des möglichen Auftragswertes für jedes Objekt, jedes Los bzw. den
Gesamtauftrag zur eventuellen Optimierung der Vergabeunterlagen vervollständigt die Übergabe.
Sie organisieren nur die Orts- bzw. Objektbesichtigung, downladen die Angeboteunterlagen in Empfang
und führen die Submission durch. Danach erfolgt durch uns zeitnah die Auswertung der eingegangenen
Bieterangebote nach genau vorgegebenen Kriterien mittels einer Wertungsmatrix, die mit Ihnen besprochen
und ausführlich erläutert wurden.
Wir erstellen einen Auswertungsvermerk (wie Vergabevermerk), aus dem hervorgeht, warum welches
Bieterangebot ausgeschlossen wurde, welches das "wirtschaftlich-günstigste" Bieterangebot
ist sowie alle An- und Abschreiben an die Bieter (gesetzlich vorgesehene Informationen).
Im Bedarfsfall können wir alle Unterlagen auf einem Vergabeportal zum Download für die Bieter
bereitstellen d.h. nach Ihrer freigabe den Upload aller Unterlagen auf das Portal durchführen und
das gesamte Verfahren als Administrator begleiten / durchführen.
Zur Öffnung der Angebote (Download vom Portal) erhalten Sie und wir je gesondert einen elektronischen
Schlüssel - wir downloaden gemeinsam die Unterlagen - damit ist die Rechtssicherheit hergestellt.